Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) im Rahmen unserer Vereinstätigkeiten auf. Verantwortlich hierfür zeichnet sich der Vorstand, siehe „Über uns“ auf unserer Internetseite, erreichbar unter https://foerderverein-schillerschule-darmstadt.de.
Version 1.0 vom 24.05.2018
Welche Daten werden erhoben?
Mit dem Mitgliedsantrag übermittelt das Mitglied folgende Daten – im folgenden Mitgliedsdaten genannt – an den Verein:
- Name
- Anschrift
- Telefon
- Mitgliedsbeitrag
- Name und Klassenlehrer/in der Kinder (freiwillig)
- Kontoverbindung
Diese für die Vertragsdurchführung notwendigen Daten werden auf Grundlage des Art. 6 (1) S. 1 b) der EU-DSGVO erhoben und ausschließlich für vereinsinterne Zwecke verarbeitet. Die Mitgliedsdaten werden spätestens mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mitglied ausgetreten ist, aus dem Mitgliederverzeichnis gelöscht.
Mit dem Fördermittelantrag übermittelt der/die Antragssteller/in (muss nicht gleichzeitig Mitglied sein) folgende Daten – im folgenden Fördermittelantragsdaten genannt – an den Verein:
- Name
- Telefon
- Kontoverbindung
- Projektbeschreibung
- Klasse und Klassenlehrer/in
- Gewünschtes Fördervolumen
Diese Daten werden auf Grundlage des Art. 6 (1) S. 1 b) (für vereinsinterne Zwecke) in Kombination mit Art. 6 (1) S. 1 a) (u.a. für Sponsoring, siehe unten) der EU-DSGVO erhoben.
Für die Teilnahme an Veranstaltungen des Fördervereins, wie zum Beispiel Flohmärkten, für die eine Anmeldung erforderlich ist, werden von den Teilnehmern an uns übermittelte Daten wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse auf Grundlage des Art. 6 S. 1 b) (für vereinsinterne Zwecke) erhoben.
Bei Veranstaltungen, wie zum Beispiel Vorstandssitzungen, bei denen keine Anmeldung notwendig ist, werden von den Teilnehmern an uns übermittelte Daten wie Name, und im Einzelfall ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse auf Grundlage des Art. 6 S. 1 f) erhoben.
Fördermittelanträge, sowie weitere Dokumente (wie zum Beispiel Kontoauszüge), welche Mitgliedsdaten und / oder Fördermittelantragsdaten enthalten, für die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, werden nach frühestens 10 Jahren gelöscht.
Was, wenn sich Ihre Daten ändern?
Bitte teilen Sie uns geänderte Mitgliedsdaten per E-Mail an foerderverein(at)schillerschule-darmstadt.de oder schriftlich an Förderverein Schillerschule e.V., Müllerstraße 11, 64289 Darmstadt mit, damit wir diese in unserem Mitgliederverzeichnis aktualisieren können.
Wer verarbeitet Ihre Daten?
Die Mitglieder des Vereins wählen einmal je Kalenderjahr auf der Mitgliederversammlung einen neuen Vorstand. Ein neu gewählter Vorstand bestimmt spätestens in der konstituierenden Vorstandssitzung, welche seiner Mitglieder die folgenden Rollen besetzen, wobei sowohl eine Rolle mehrfach besetzt, als auch ein Mitglied mehrere Rollen besetzen kann:
- Mitgliederverwalter/in (MV)
- Beitragsverwalter/in (BV)
- Antragsverwalter/in (AV)
- Technische/r Verwalter/in (TV)
Mitglieder, welche nicht Teil des Vorstandes sind, können diese Rollen nicht einnehmen.
Insofern in diesem Dokument nicht ausdrücklich erwähnt, werden Ihre Daten mit keiner anderen Person oder Partei, insbesondere nicht in Drittländern geteilt, ohne dass wir vorher Ihr ausdrückliches Einverständnis einholen.
Wofür werden Ihre Daten genutzt?
Die Mitgliedsdaten werden vom/von der Mitgliederverwalter/in und vom/von der technische/r Verwalter/in für die Mitgliederverwaltung verwendet. Für die Versendung von E-Mails ist der Verein auf externe Dienstleister angewiesen, welche ausschließlich für diesen Zweck Ihre E-Mail-Adresse erhalten.
Name, Kontoverbindung und Mitgliedsbeitrag der Mitgliedsdaten werden vom/von der Beitragsverwalter/in für die Beitragsverwaltung verwendet. Für den Einzug der Beiträge ist der Verein auf eine Bank angewiesen, welche ausschließlich für diesen Zweck die vorgenannten Daten erhält. Der Verein behält sich vor, die Daten an einen Steuerberater zum Zwecke der Steuerberatung zu übermitteln.
Die Fördermittelantragsdaten von Fördermittelanträgen ohne Einwilligungsklausel werden vom/von der Antragsverwalter/in für die Antragsverwaltung verwendet. Für die Auszahlung der Fördermittel ist der Verein auf eine Bank angewiesen, welche ausschließlich für diesen Zweck den Namen und die Kontoverbindung der Fördermittelantragsdaten, sowie das bewilligte Fördervolumen erhält.
Ausschließlich Name, Projektbeschreibung, Klasse und Klassenlehrer/in, sowie das gewünschtes Fördervolumen der Fördermittelantragsdaten von Fördermittelanträgen mit Einwilligungsklausel werden vom/von der Antragsverwalter/in zusätzlich möglicherweise zur Spendenakquise verwendet. Im Rahmen der Entscheidung über den Antrag und zur Spendenakquise werden die vorgenannten Daten mit dem Vereinsvorstand und ggf. dritten Parteien (z.B. bei Sitzungen anwesende Gäste, Sponsoren) geteilt. Diese Daten werden ggf. zur Vereinfachung der Verwaltung mit externen Dienstleistern (auch in Drittländern) geteilt.